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コミュニケーションにおけるより相手に理解しやすくなる効果的な伝え方のコツ

相手とコミュニケーションをする中で、より相手に分かりやすく、効果的な伝えかたのコツについて書いていきます。

これは、友人との付き合いや仕事をしていく中で、より重要なことで、伝えかたのコツをマスターすることで相手を納得してスムーズに物事を進めることができるようになります。

メッセージは簡潔にすることが大切

誰かに何かを伝えるとき、短くて簡潔なメッセージがとても大切です。

つい人に考えを伝えるとき、長く喋っちゃいがちになるときがあると思いますが、それはかえって逆効果です。

相手は「結局、何がいいたいの?」

相手に自分が何を伝えたいか簡潔に言えるようにするには?

まずは自分の伝えたいことを頭の中で考えます。
自分の頭の中で考える訳なので、長文でも短文でもいいです。

STEP
相手に何を言いたいか考えます。

自分の想像する言葉をなんでもいいので、考えてみましょう。

この時、要点がまとまってなくても大丈夫です。

STEP
その内容を簡潔な文でいい表すように考えます。

何が言いたいか考えついたら、簡潔な文で言い表すように考えましょう。

一言でなくとも、簡潔に言えることを心がけましょう。

STEP
「Why(なぜ)」をして自問自答します。

考えた内容に対して、抜け漏れを防ぐために、「Why(なぜ)」をして自問自答します。

そこで、自分自身で相手に通じないと思えばまた、違う言葉を考えるために、STEP1に戻りましょう。

STEP
問題なければその言葉を相手に伝えます。

「Why(なぜ)」をして自問自答して、問題ないと自分の中で思えれば、相手に伝えましょう。

なぜ、メッセージを簡潔にする必要があるのか

人との会話は氷山の一角に過ぎません。

そのため、まずは自分の考えを相手に伝えましょう。
そこで、こちらの言いたこと、すなわち「結論」を伝えることができます。

結論を伝えることで、こちらの前提を相手に知らせることができます。

また、結論を先に言うことで相手はこちらに聞く耳を持ちます。
それは、相手は「なぜ」そのようなことを言うのか理由を知りたいからです。

メッセージを相手伝えた後は理由を言うこと

先ほども述べたように、相手にメッセージ(結論)を伝えた後は、相手は「なぜ」そのようなことを考えているのか理由を知りたいため、耳を傾けた状態です。

そこで、自分が「やりたい」、「こうしてほしい」を考えた理由を伝えるようにしましょう。

伝え方は相手の頭の中を整理し易く、箇条書きをイメージして言いましょう。

例えば・・・

(結論)をしたい理由は3つあります。
1つ目は〜だからです。
2つ目は〜だからです。
3つ目は〜だからです。

そうすることで、結論があり、理由があるという構想ができて、相手は納得し易くなります。

また、相手からの質問もきて、自分の考えと相手の考えについて磨き込みができます。

メッセージを簡潔にするための注意点

ここで、メッセージを簡潔するにするための注意点について紹介します。

メッセージを簡潔にするために、いきなり漠然とした抽象的な言葉を相手に伝えても通じません。
仕事の関係で話をするときではなく、友人に何かを勧めるときにも通用します。

友人に面白い映画をみてほしいときのおすすめの仕方を例にしてみます。

「この映画面白いよ!」

と言うだけでは情報量が足りません。
どう面白いのか、コミカルで笑えるのか、泣けるのか、実際にあったことでハラハラドキドキするのか、またはその人はホラー映画好きで面白いのか様々です。
相手の興味を引くために、以下のポイントを押さえると良いでしょう。

具体的な情報を伝える

何点か具体的なことを述べて、相手によりイメージしやすい情報を伝えましょう。

この映画、アクションシーンがすごく迫力あるし、最後のどんでん返しが面白いよ

相手にとってのメリットを強調する

相手も同じ映画をみることで、世界観が変わり、興味を持ちやすくなります。

一緒に見たら盛り上がるし、ストーリーが深いから話のネタになるよ

自分の感情を込めて話す

たんたんと話すだけではなく、自分の感情を付けくわえて、伝えることで、相手に熱意が伝わります。
そうすることで、相手も「その映画みてみようかな」と思いやすくなります。

本当にワクワクしたんだ、見た後ずっとその話で盛り上がったよ!

まとめ

今回、相手とコミュニケーションをする中で、より相手に分かりやすく、効果的な伝えかたのコツについて書きました。

コツは以下の5つのステップです。

STEP
相手に何を言いたいか考えます。

自分の想像する言葉をなんでもいいので、イメージして考えてみましょう。

この時、要点がまとまってなくても大丈夫です。とにかく考えることが重要

STEP
その内容を簡潔な文でいい表すように考えます。

何が言いたいか考えついたら、簡潔な文で言えるように考えましょう。

一言でなくとも、簡潔に言えることを心がけましょう。

長い言葉だと何が言いたいかわからなくなり、自分でも混乱になりがちになります。

STEP
「Why(なぜ)」をして自問自答します。

考えた内容に対して、抜け漏れを防ぐために、「Why(なぜ)」をして自問自答します。

そこで、自分自身で相手に通じないと思えばまた、違う言葉を考えるために、STEP1に戻りましょう。

繰り返し行うことで、考える力が身につき、また人とのコミュニケーションを円滑にできるようになります。

STEP
問題なければその言葉を相手に伝えます。

「Why(なぜ)」をして自問自答して、問題ないと自分の中で思えれば、相手に伝えましょう。

それ以上考えても物事は前には進みません!

STEP
伝えた内容に対しての理由を伝えること。

自分の意見を簡潔に伝えることで、相手は「なぜ、そう思ったのか?」と考え、こちらに耳を傾けます。

その時に、自分の頭の中で考えた理由を3つほど要約して伝えるようにしましょう。

伝えかたは、相手の頭の中を整理しやすいように「理由は3つほどあります」と前置きすることをお勧めします。

そうすることで、相手の頭の中には、こちらが伝えた内容に付け加えて、3つの理由箱が頭の中に準備され、より一層、こちらが何を言いたかったのか理解しやすくなります。

最後に

これは、友人との付き合いや仕事をしていく中で、より重要なことで、伝えかたのコツをマスターすることで相手を一瞬にして納得してスムーズに物事を進めることができるようになります。

話すときには相手の目を見て話すことも重要です。

自信を持って話すことで、相手に信頼感を与えます。

また、対面の場合はジェスチャーを使うことや、声のトーンを変えて話すことで、さらに伝えたいことを強調することができます。これらのコツを使うことで、誰でも効果的に相手の心を掴むことができます。

これは反復練習することで考える癖がつき、なぜ相手はそう思うのかと逆に考えることもできます。

今後の円滑な有意義なコミュニケーションをするためにも、是非、考えることを辞めずに実践し続けてください。

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