PDCAサイクルという言葉は少なからず聞いたことがあると思います。
『PDCAサイクルって何？どういう意味？具体的にどうしたらいいの？』
と思ったことがある人は少なからずいると思います。
自分は社会人なり始めの時はよくわからず「報・連・相（ホウレンソウ）」際、しておけば大丈夫と思って仕事をしていた時期がありました。
実はその「報・連・相（ホウレンソウ）」の中にもPDCAサイクルの要素は含まれていて、無意識にしっかり実行している人もいればできていない人もいます。
そこで、今回、このPDCAサイクルを理解し、使いこなすことで、社会人はもちろんのこと、暮らしていく上で格段にワンランク上の思考的な考えになってもらえるよう解説したいと思います。
是非、何度も読み返して理解して、実践しPDCAサイクルを使いこなせるようになって頂ければと思います。
PDCAサイクルとは
PDCAサイクルとは、仕事やプロジェクトを効率的に進めるための手法で、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（確認）」「Act（改善）」の4つのステップを繰り返しながら成果を上げていくものです。
このサイクルをうまく回すためには、伝える力が非常に重要です。
計画や実行の段階で、チームや関係者に適切に情報を伝えないと、方向性がずれてしまう可能性があります。
また、PDCAサイクルをスムーズに行うには、考える力も必要不可欠です。
特に、「Plan（計画）」や「Check（確認）」の段階では、どうすればより効果的に目標に近づけるのかを深く考える必要があります。
計画段階（Plan）での深い分析
計画を立てるためには、現状を正確に分析し、どのような問題があるのかを明確にする必要があります。
考える力がなければ、表面的な問題しか見えず、効果的な計画を立てることができません。
- 目標設定
達成したい目標を明確にし、それに向けた具体的な計画を立てる。SMART（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）な目標設定を心がけると効果的です。 - リソースの確認
利用可能な時間や人材、予算を考慮し、無理のない計画を立てる。 - リスク予測
予測される問題や障害を事前に考え、対策を準備しておくことも重要です。
実行段階（Do）での柔軟な対応
計画を実行する際に予期しない問題が発生した場合、迅速かつ柔軟に対応するためには、状況を的確に判断し、最善の行動を考える力が求められます。
また、適切に実行することまたは相手に伝えることで、初めてPDCAサイクルの意味をなすことができます。
- 計画の遂行
計画通りに実行に移します。計画段階で定めた手順や期限を守り、無駄なく進めることが求められます。 - 進捗の確認
進行状況を常に確認し、計画に対してズレがないか、メンバーとコミュニケーションを取りながら進めます。
評価段階（Check）での客観的な評価
実行結果を評価する際、感情に左右されず、客観的に評価することが重要です。
考える力があれば、データや事実に基づいた冷静な判断ができます。
- 結果の評価
実行した内容を評価します。設定した目標に対して、どの程度達成できたか、数値や具体的な結果で確認します。 - 原因分析
うまくいかなかった点や問題が発生した部分について、原因を特定し、なぜその結果になったのかを振り返ります。
改善段階（Act）での創造的な発想
改善策を考える際には、従来の方法にとらわれず、新しい発想で問題を解決する必要があります。
考える力があると、さまざまな角度から物事を考えることができ、新しいアイデアを生み出すことができます。
- 改善策の実施
確認した結果を元に、次回のサイクルに向けて改善点を洗い出し、次の「Plan」に反映させます。ここでの改善が継続的な成長につながります。 - 標準化
うまくいったプロセスや手順は、他のプロジェクトにも応用できるように標準化します。
考える力とは、状況を分析し、問題を解決し、最適な解決策を見つけ出す能力のことです。
PDCAサイクルでは、各ステップで深く考え、次の行動に反映させることで、業務やプロジェクトの質を向上させることができます。
PDCAサイクルのポイントと具体例
PDCAサイクルの各ステップにおける具体的なポイントに加えて例も用いて解説します。
これにより、実際のビジネスや日常の仕事にどのように活かすかが明確になります。
1. Plan（計画）
PDCAサイクルの出発点である「Plan」は、ゴールを明確にし、効果的なアクションを取るための基盤作りです。
具体的ポイント：
- 目的と目標の明確化
まず、何を達成したいのかを明確にする。目標が曖昧だと、後のステップがブレます。例: 売上を5％増加させる、顧客満足度を向上させるなど、具体的な数値目標が効果的です。 - 達成可能な目標の設定
SMARTの法則に従って目標を立てることが重要です。
例: 「3か月以内に、毎月の売上を5％増加させるための新規顧客を10人増やす」というように、具体的で測定可能な目標を設定します。 - 手段とリソースの確認
目標達成のために何が必要かを把握します。例えば、チームメンバー、予算、必要なツールや時間のリソースを計算し、実現可能なプランにします。 - スケジュール管理
いつまでに何を行うかを詳細に決めます。特に長期間のプロジェクトでは、小さなマイルストーンを設定し、進捗を管理しやすくすることが重要です。
例
「新しい商品を3か月以内にリリースするための計画を立てる場合、目標は“市場で競争力のある価格で提供する”とし、具体的なリサーチ、デザイン、製造、プロモーションのステップを細かく設定します。」
2. Do（実行）
「Plan」で立てた計画を実行に移すフェーズです。実行時には、計画に沿った活動を行い、途中で問題が生じた場合に柔軟に対応する必要があります。
具体的ポイント：
- タスクの割り振り
各メンバーに明確な役割と責任を割り振り、誰が何を担当するのかを明確にします。 - 進捗状況の報告
定期的にミーティングを開き、進行状況を報告します。問題が発生した場合は早期に対策を講じます。 - 記録の重要性
実行中にどんな問題があったか、計画通りに進んでいるかを記録しておきます。これが後の「Check」フェーズで役立ちます。
例
「新商品のリリースでは、デザイン担当が最初のモックアップを作成、マーケティング担当がリサーチ結果を元に市場戦略を練り、3週間以内にすべての部門が進捗を報告します。」
3. Check（確認）
実行した結果を確認するフェーズです。成功や失敗の原因を分析し、次に向けての改善点を見つけるために重要なステップです。
具体的ポイント
- 結果の測定と評価
計画した目標に対してどのくらい達成できたか、定量的に確認します。例えば、売上目標や新規顧客の獲得数などの成果をチェックします。 - 成功・失敗要因の分析
うまくいった点とうまくいかなかった点を明確に分け、特に失敗の原因を探ります。
例: 「売上が予想よりも伸びなかった原因は、ターゲット層のリサーチ不足だった」など。 - データ収集
正確な評価を行うために、実行過程で得たデータを収集します。数値データや顧客フィードバック、進行状況など、あらゆる情報を集め、客観的な評価を行います。
例
「新商品が発売された後、売上が目標に届かなかった場合、原因としてプロモーション不足や、ターゲット顧客のリサーチ不足があったかどうかをデータを元に分析します。」
4. Act（改善）
「Check」で分析した結果に基づいて、次回のサイクルを改善するための行動をとります。改善策を反映させ、より良い結果を目指します。
具体的ポイント：
- 改善策の立案
評価結果に基づき、次に行うべきアクションを具体的に決定します。
例: 「次回はマーケティングリサーチにより多くの時間をかけ、ターゲット顧客のニーズを正確に把握する。」 - 標準化
成功したプロセスは標準化し、他のプロジェクトや部門でも活用できるようにします。これは組織全体の成長にもつながります。 - 改善の共有
チームや関係者全員で、改善点や成功事例を共有し、次回以降のプロジェクトに活かせるようにします。
例
「次回の商品リリースでは、顧客ニーズをより正確に掴むために、事前のアンケート調査を実施し、それに基づいて商品設計を変更します。」
まとめ
今回、PDCAサイクルは、計画（Plan）、実行（Do）、確認（Check）、改善（Act）の4つのステップを繰り返し行うことで、業務やプロジェクトを継続的に改善していく方法について使いこなすポイントと具体例について解説しました。
- Plan（計画）: 目標を設定し、達成するための具体的な計画を立てる。
- Do（実行）: 計画に沿って実際に行動し、データや結果を収集する。
- Check（確認）: 実行結果を確認し、目標に対して達成できたかどうかを評価する。
- Act（改善）: 結果を基に改善策を立て、次のサイクルに活かす。
このサイクルを繰り返すことで、プロセスをより良くし、持続的な成長や改善が可能となります。ビジネスや日常生活のさまざまな場面で役立つ手法です。
